On vous explique dans cet article les étapes à réaliser pour emménager dans votre nouveau cabinet connecté et commencer vos téléconsultations sereinement 😊
REMPLIR ET PARAMETRER SON PROFIL AVANT LA TELECONSULTATION TEST
Afin d'utiliser pleinement Hellocare Pro et toutes ses fonctionnalités, il faut remplir et paramétrer votre compte en suivant ces étapes (promis cela ne vous prendra que quelques minutes 😊) :
Etape 1 : Editer son profil
Cette étape est primordiale pour utiliser la solution pleinement. Si vos informations ne sont pas remplies, l'activation des paiements ne sera pas possible par exemple.
Il est possible de directement paramétrer votre profil depuis cette page.
MON COMPTE > MON PROFIL > GERER MON PROFIL
Vous trouverez plusieurs champs essentiels à compléter :
- Infos personnelles et professionnelles : Civilité, prénom, nom, date de naissance, convention, spécialités, numéros professionnels si concernés (RPPS, ADELI, numéro AM), adresse, etc.
- Langues parlées : Les langues que vous parlez seront communiquées auprès des patients directement depuis votre page de prise de rendez-vous
- Signature : Elle est facile a réaliser à la main, si cela est compliqué avec la souris de votre ordinateur, vous pouvez télécharger notre application mobile (pour iPhone ou iPad / pour Android ).
- Fuseau horaire : Choisissez le fuseau horaire qui correspond à la localisation où vous vous trouvez. Cela permet de calculer automatiquement le décalage horaire avec vos patients !
- Présentation en quelques lignes : rédigez un petit résumé de votre activité et de vos domaines de compétence. Il ne parait pas comme ça, mais c'est important pour les patients, notamment ceux qui ne vous connaissent pas bien !
- Votre adresse : Indiquez l'adresse du cabinet et le téléphone sur lequel on vous appelle habituellement pour prendre un rendez-vous. Les patients ne verront jamais l'adresse mail ni le numéro de téléphone mobile renseigné à l'inscription.
- Votre IBAN : Cela nous permet de vous faire des virements tous les lundis pour les paiements perçus via Hellocare Pro.
Etape 2 : Ajouter un acte/motif de téléconsultation
Pour démarrer avec Hellocare, il est nécessaire maintenant de paramétrer votre premier acte/motif de téléconsultation depuis l'onglet Tarifs
- Les actes se gèrent depuis cette page
MON COMPTE > MON PROFIL > GÉRER MON PROFIL > MES TARIFS - Pour comprendre comment fonctionnent les actes, suivez notre tutoriel vidéo
⚠️ Le nom des actes/motifs doivent être parlants pour les patients qui le choisiront sur votre page de prise de rendez-vous sur hellocare.com. La durée choisie par tarif permettra de définir la répétition des créneaux. Par exemple, si vous rentrez 15 minutes, vos patients pourront prendre rendez-vous avec vous toutes les 15 minutes. Si vous souhaitez mettre une pause de 5 minutes entre chaque rendez-vous il faudra mettre 20 minutes.
Etape 3 : Paramétrer vos options et activer le paiement en ligne
Pour activer vos différentes options il faut vous rendre sur cette page.
MON COMPTE > PROFIL > GERER MON PROFIL > MES PARAMETRES
Les différents paramètres sont inclus dans le prix de votre abonnement. Ils vont permettront d'adapter la solution à vos besoins :
- Activer votre page de rendez-vous (si cette option est seulement activée, vous ne pourrez faire que des téléconsultations avec vos patients, un message leur sera affiché)
- Accepter les rendez-vous hors patientèle (si vous avez bien activé la page de prise de rendez-vous en premier). Cela vous permettra que des nouveaux patients prennent rendez-vous avec vous dans votre agenda.
N.B. : Ces deux options sont facultatives, il est possible de ne pas vous rendre visible et envoyer vous-même les rendez-vous.
- Activer la validation automatique des rendez-vous (les rendez-vous pris dans un délai de plus de 12h seront automatiquement validés)
- Activer la feuille de soins (pour les médecins)
- Rappel SMS (un sms sera envoyé à votre patient une heure avant le rendez-vous et vous serez notifié lorsque qu'un patient prendra rendez-vous dans votre agenda)
Ensuite, si vous souhaitez que vos patients règlent les consultations par carte bancaire, il est nécessaire d'activer le paiement.
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⚠️ Activez l'option en vert puis cliquez sur le bouton "compléter mes informations" ➡️ Vous serez alors redirigé vers la page de notre partenaire bancaire, Stripe Toutes les informations permettant de confirmer votre identité vous seront alors demandées. |
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Etape 4 : Ajouter vos disponibilités
Si vous souhaitez ouvrir des créneaux accessibles sur Hellocare Patient, il faut renseigner vos disponibilités. On vous explique tout dans cet article .
Vous pouvez donc également rentrer des disponibilités en cabinet et à domicile. Attention, il faudra bien ajouter des tarifs avec un canal en cabinet ou un canal à domicile. Sinon vos disponibilités rentrées n'apparaîtront pas sur votre page de prise de rendez-vous.
Voici un exemple d'une page de prise de rendez-vous que les patients Hellocare verront :
Il est possible de la retrouver depuis l'onglet MON COMPTE > MON PROFIL en cliquant sur "Ma page publique" dans vos informations professionnelles à droite.
Vous voila prêt.e à faire une téléconsultation test avec un membre de notre équipe Hellocare. N'attendez plus !
Si vous ne trouvez plus le lien de l'agenda de l'équipe Hellocare, vous pouvez envoyer un mail à support@hellocare.com, nous vous le renverrons au plus vite !
POUR ALLER PLUS LOIN...
(Cliquez sur les parties qui vous intéressent 😊)
Classification des rendez-vous
Programmer des rendez-vous
Il est possible d'envoyer vous même les rendez-vous, voici un article qui vous explique comment faire :
Classification des rendez-vous
Sur Hellocare Pro, les rendez-vous ont différents statuts :
- Confirmé (en blanc) : les rendez-vous programmés et acceptés par vous et votre patient
- Accessible (en vert) : les rendez-vous que vous pouvez rejoindre
- En attente de rapport (en rose) : les rendez-vous qui ne sont pas clôturés, attention il manque peut être des documents à envoyer avant de fermer et facturer la téléconsultation !
- Terminé (en blanc) : les rendez-vous sont bien clôturés suite à la téléconsultation
Les paiements sur Hellocare
Nous utilisons une solution sécurisée de paiement, Stripe. Cela permet aux patients de régler la téléconsultation directement sur leur espace Hellocare. Ensuite, l'argent sera viré sur votre compte bancaire. Les comptes s'arrêtent le mercredi soir et le virement est réalisé le lundi. Toutes les consultations faites après le mercredi soir sont payées le lundi suivant.
Pour une téléconsultation payante, le patient a l'obligation de saisir les coordonnées de sa carte bancaire et nous effectuons une empreinte bancaire 10 minutes avant l'heure du rendez-vous. Cette dernière est définie par rapport au motif que le patient a sélectionné. Cela vous assure que le patient a bien le montant disponible et que vous serez réglé.
Ce sera ensuite à vous de facturer à la fin de la téléconsultation, dans le rapport post-consultation. Etape importante à ne pas oublier !
Suivi de vos patients
Il est possible de suivre vos patients directement dans l'onglet "Patients". Vous pouvez rechercher un patient avec son mail, son numéro de téléphone ou son nom. Ils sont rangés par ordre alphabétique. En cliquant sur la fiche d'un patient, vous pouvez avoir accès à ses informations personnelles ainsi qu'à l'historique des rendez-vous. Il est également possible de proposer un rendez-vous à un patient directement sur sa fiche.
⭐ Important : En cliquant sur vos consultations passées, vous pouvez avoir accès à vos derniers comptes-rendus ainsi qu'aux ordonnances que vous avez rédigées.
Vous pouvez aussi modifier certains éléments en cliquant sur "accéder au rapport post-consultation" si vous en avez besoin (ex. erreur de compte-rendu ou de feuille de soins)
Nous sommes là pour vous aider 👩💻
Vous disposez d'une fenêtre de tchat vous permettant de remonter vos questions en temps réel à notre équipe. Elle se trouve en bas à droite de votre écran.
Ce tchat est accessible tout le temps ! Si nous ne sommes pas disponibles, n'hésitez pas à nous laisser votre nom et adresse mail, nous reviendrons vers vous dès que possible.
Vous pouvez également nous contacter par téléphone au 04 85 80 00 23 ou par mail à support@hellocare.com
Vous avez terminé pour aujourd'hui ? Pensez à vous déconnecter de l'espace web 😉
Pour aller plus loin, nous vous invitons à poursuivre votre lecture de notre base de connaissances
Hellocare est accessible partout !
Votre cabinet connecté est disponible depuis plusieurs supports : ordinateur, tablette et smartphone.
L'ordinateur restera le meilleur moyen pour réaliser vos téléconsultations. Vous pouvez y accéder via le web en vous connectant directement sur Hellocare.pro.
Astuce : pour y accéder rapidement pour la suite, nous vous recommandons de l'ajouter à vos favoris dès maintenant ! (comment ajouter un favori sur votre bureau d'ordinateur)
Vous pouvez également télécharger l'application sur mobile ou tablette. Cela vous permettra de regarder rapidement vos rendez-vous du jour ou encore recevoir les notifications.
Les navigateurs compatibles
Nous tentons de rendre la plateforme Hellocare Pro toujours plus accessible. Toutefois, pour plus de stabilité, voici les navigateurs que nous vous conseillons d'utiliser :
En premier lieu, nous vous conseillons grandement d'utiliser Google Chrome 🌍
Ce navigateur est celui qui vous permettra l'utilisation la plus stable de la plateforme.
Cela dit, la solution est également accessible sur Safari et Firefox.
N'oubliez pas de les mettre à jour régulièrement et de parfois vider votre cache.