Voici un guide des paramètres à régler sur votre espace Hellocare. En suivant pas à pas ce petit guide, vous deviendrez très rapidement un Jedi de la facturation pour vos téléconsultations !
Nous allons voir ici les quatre étapes de la facturation des téléconsultations :
- Paramétrer votre profil pour la facturation
- Créer des types de consultation pour les rattacher à des rendez-vous et faire payer par carte bancaire
- Envoyer un rendez-vous avec le bon type de consultation (pour bien facturer par CB)
- La feuille de soins en pratique
Bonus : Exemple de types de consultations pour un médecin généraliste
Etape 1 - Paramétrage initial de votre profil de facturation
Ce paramétrage est une étape incontournable pour bien facturer. Il vous est proposé depuis votre espace personnel, dans la partie "Mon Compte" > "Mon profil". Il vous est possible de revenir n'importe quand modifier ces paramètres pour activer ou désactiver ces deux options.
- Activer / Désactiver la feuille de soins : depuis l'onglet Mon profil une case à cocher vous permet d'activer ou désactiver la possibilité de faire des feuilles de soins. Elle est accessible dans la partie basse de cette page, sur la mention "Je souhaite pouvoir éditer des feuilles de soin en fin de consultation"
- Activer le paiement par carte bancaire : depuis l'onglet Facturation vous pouvez renseigner votre IBAN pour recevoir les paiements. Cocher la case d'activation du paiement CB et valider les conditions du service. NB : au fil de l'eau, si vous désactivez le paiement, nous ne demanderons pas les coordonnées de carte bancaires du patient.
Etape 2 - Définir vos différents types de consultation
Nous avons réalisé pour vous un tutoriel vidéo, qui vous permet de bien régler cette partie. Vous pouvez le visualiser ici : tutoriel types de consultations
Cette étape est indispensable car elle couvre trois aspects très importants :
- Permettre la prise de rendez-vous depuis votre tableau de bord (et pour les patients si vous avez activé la possibilité qu'ils réservent une consultation), en choisissant le bon canal de consultation ;
- Le nom donné au type de consultation est également le nom renseigné pour les patients (il faut donc trouver un nom compréhensible par eux). Par exemple "Téléconsultation dimanche et jours fériés" est parlant. En revanche "TCG + F" ne l'est pas et ils risquent de ne pas comprendre quoi choisir dans la liste...
- La durée indiquée : elle permet de bloquer des créneaux dans votre agenda, il s'agit de la durée estimée de la consultation. Là aussi vous aurez certainement besoin de prévoir des durées différentes selon les cas
- Le tarif renseigné : c'est le montant final que devra payer le patient par carte bancaire. Si vus faites des consultations CMU, un type de consultation à 0€ permettra d'éviter une avance de frais du patient. Ce montant n'a pas d'incidence sur la feuille de soins.
Exemples de types de consultations que nous avons vus chez vos confrères généralistes
- Téléconsultation adulte de jour (téléconsultation)
- Téléconsultation enfant < 6 ans de jour (téléconsultation)
- Téléconsultation dimanche ou férié (téléconsultation)
- Téléconsultation nuit (téléconsultation)
- Téléconsultation CMU (patients suivis)
- Téléconsultation ALD (patients suivis)
- Lecture résultats biologiques (téléconsultation)
Etape 3 - Envoyer un rendez-vous : bien choisir le type de consultation (anciennement les "Actes")
Lorsque vous envoyez une proposition de rendez-vous, assurez-vous d'avoir choisi le bon type de consultation :
- Le montant paramétré est celui qui sera prélevé sur la carte bancaire du patient si vous avez choisi ce mode de paiement. En effet une pré-autorisation bancaire est effectuée* avant de lancer l'appel en vidéo, afin de vous garantir d'être payé.
- Le canal de consultation est important pour les téléconsultations : il faut que ce canal soit celui rattaché à l'acte si vous souhaitez pouvoir activer l'appel en vidéo (affichage du bouton "j'y vais" pour rejoindre la téléconsultation)
* Cette pré-autorisation bancaire conditionne donc le débit bancaire à la fin de la téléconsultation. Il n'est aujourd'hui pas possible de modifier le montant débité à postériori
Etape 4 - Générer la feuille de soins...
...en cliquant sur le lien accessible depuis le rapport de consultation.
Elle n'est pas obligatoire, nous avons vu plus haut que vous pouviez l'activer et la désactiver. Si cette option est active, à la fin de la téléconsultation il vous sera proposé de la remplir. Vous pouvez lire notre article à ce sujet pour bien l'utiliser : générer une feuille de soins.
Si vous le faites, nous la génèrerons au bon format pour l'envoyer à votre patient, qui se charge de la transmettre à l'Assurance Maladie.
! Important !
- Le patient doit imprimer la feuille de soins.
- Le montant sur la feuille de soins n'a aucun effet sur le montant débité sur la carte bancaire (ce montant est déterminé par le type de consultation choisi lors de la prise de RDV)
- Nous mettons à votre disposition un mémo des cotations de téléconsultations par spécialité médicale
Niveau Jedi atteint ?
Voilà, vous savez tout ! Normalement vous êtes lancés 🚀
Mais si ça n'est pas le cas ou que vous voulez faire le point avec nous pour vérifier que tout est bien paramétré, nous sommes là pour vous, n'hésitez pas à nous faire signe 👋 pour qu'on vous envoie des renforts !